Hoá đơn điện tử và sổ doanh thu: VPOS làm được gì, chưa làm được gì

Quy định đang áp dụng

Từ 01/01/2026 không còn thuế khoán: hộ kinh doanh nộp thuế theo doanh thu thực tế. Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, đã được Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi, hộ có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân nhưng phải thông báo doanh thu; hộ trên 1 tỷ đồng kê khai và nộp thuế theo quý.

Về hoá đơn, từ 01/7/2026 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay cho các quy định cũ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó có phần sửa đổi của Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải dùng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Hai bài cùng mục đi vào chi tiết: Bỏ thuế khoán từ 2026 cho các mốc thông báo và kê khai, Hoá đơn điện tử từ máy tính tiền cho việc đăng ký hoá đơn. Bài này nói VPOS đứng ở đâu, và không thay cho tư vấn thuế.

VPOS giúp được gì

VPOS ghi lại mọi đơn bán ra, kể cả lúc mất mạng, và giữ đủ dữ liệu để đối chiếu:

• Từng đơn với thời gian, món, số lượng, giá, giảm giá, hình thức thanh toán, tiền hoàn
• Đơn huỷ và tiền hoàn được ghi riêng, không xoá khỏi sổ
• Số bill do máy chủ cấp, không trùng giữa các máy
• Xuất đơn hàng và chi tiết món ra Excel, CSV để kế toán dùng khi kê khai
• Báo cáo doanh thu theo ngày, theo hình thức thanh toán, theo nhóm món

VPOS chưa làm được gì

VPOS chưa phát hành hoá đơn điện tử và chưa kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Bill in từ VPOS là phiếu tính tiền cho khách, không phải hoá đơn điện tử.

VPOS cũng không nộp thông báo doanh thu hay tờ khai thuế thay bạn. Nếu quán thuộc diện phải dùng hoá đơn điện tử, bạn cần thêm dịch vụ hoá đơn của một tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử được cấp phép, và dùng dữ liệu xuất từ VPOS để đối chiếu.

Mẹo ghi chép cho đủ

Vài thói quen giúp sổ trên VPOS khớp với tiền thật của quán:

• Thu tiền nào cũng lên đơn trên VPOS, kể cả đơn mang đi nhỏ
• Khách trả bằng ví điện tử, voucher hay ghi sổ thì chọn hình thức Khác và ghi chú rõ
• Hoàn tiền trên VPOS thay vì đưa tiền mặt ngoài sổ, để doanh thu tự trừ đúng
• Cuối tháng xuất bộ Đơn hàng ra Excel và lưu lại cùng sổ sách của quán