Hoá đơn điện tử từ máy tính tiền: hộ kinh doanh trên 1 tỷ cần biết gì

Văn bản nào đang áp dụng

Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hoá đơn điện tử, chứng từ điện tử có hiệu lực, thay cho Nghị định 123/2020/NĐ-CP và phần sửa đổi của Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết, có hiệu lực cùng ngày.

Mốc doanh thu với hộ kinh doanh là 1 tỷ đồng mỗi năm, theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP đã được Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi. Cục Thuế nhắc lại mốc này khi giới thiệu Nghị định 254 (Công văn 4831/CT-CS ngày 15/7/2026).

Ai phải dùng hoá đơn điện tử

Với hộ, cá nhân kinh doanh:

• Doanh thu năm trên 1 tỷ đồng: bắt buộc dùng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
• Doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống: không bắt buộc. Nếu đủ điều kiện và có nhu cầu, được đăng ký dùng một trong hai loại trên.
• Năm trước chưa đến 1 tỷ nhưng trong năm doanh thu cộng dồn vượt 1 tỷ, hoặc mới ra kinh doanh mà vượt mốc: phải đăng ký trong 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu luỹ kế trên 1 tỷ đồng.
• Có nhiều cửa hàng: dùng chung mã số thuế của hộ cho tất cả các cửa hàng, và ghi rõ mã địa điểm kinh doanh trên hoá đơn.

Hoá đơn từ máy tính tiền là gì

Là hoá đơn lập ngay khi thu tiền, từ hệ thống tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Loại này không bắt buộc có chữ ký số, nên hợp với quán bán trực tiếp cho người tiêu dùng như quán cà phê, quán ăn, cửa hàng bán lẻ.

Thông tin người mua chỉ cần ghi khi khách yêu cầu. Khách có thể nhận hoá đơn bản in, hoặc bản điện tử qua đường dẫn tra cứu, tuỳ dịch vụ hoá đơn quán dùng.

Quán cà phê, quán ăn nên chuẩn bị gì

Nếu doanh thu đã gần hoặc trên 1 tỷ đồng mỗi năm:

• Lấy số thật trước: cộng doanh thu từng tháng từ file Đơn hàng xuất trên VPOS, hoặc xem báo cáo Hoạt động 12 tháng (gói Cửa hàng)
• Chọn một tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử được cấp phép, hỏi rõ cách họ lập hoá đơn tại quầy và chi phí
• Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế, thường nhà cung cấp làm cùng bạn, trong hạn 30 ngày nói trên
• Thống nhất với nhân viên: đơn nào cũng lên máy, đơn huỷ và tiền hoàn ghi riêng, để hoá đơn khớp với doanh thu

Lập sai hoá đơn thì sao

Hoá đơn đã lập có sai sót được xử lý bằng thông báo, hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế tuỳ loại sai, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Việc này làm trên phần mềm của nhà cung cấp hoá đơn; khi gặp trường hợp cụ thể, hỏi nhà cung cấp hoặc kế toán.

VPOS đứng ở đâu

VPOS chưa phát hành hoá đơn điện tử và chưa kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Bill in từ VPOS là phiếu tính tiền cho khách, không thay cho hoá đơn điện tử.

Quán thuộc diện bắt buộc cần thêm dịch vụ hoá đơn của tổ chức được cấp phép. VPOS vẫn là nơi ghi đủ từng đơn và cho số để đối chiếu: doanh thu theo ngày, theo hình thức thanh toán, đơn hàng và chi tiết món xuất ra Excel, CSV.

Lưu ý

Bài tổng hợp các văn bản đang có hiệu lực đến ngày cập nhật ghi ở đầu bài, từ các nguồn bên dưới. Trường hợp cụ thể của quán, hãy hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc kế toán của bạn.